¿Qué es una agencia de viajes en línea?

Una agencia de viajes online es un marketplace donde los viajeros pueden buscar y reservar servicios de viaje como hoteles, vuelos, alquiler de coches, excursiones e incluso paquetes vacacionales completos.

También son conocidas como OTAs y se han vuelto muy populares. Cada día, millones de viajeros de todo el mundo las utilizan para planificar y reservar viajes de negocios y de placer.

En este artículo te hacemos un resumen completo de las agencias de viajes online, incluyendo todo lo que necesitas saber sobre cómo trabajar con ellas y aumentar el éxito de tu pequeño hotel.

¿Qué implican las OTAs para los hoteles?

Mientras que los viajeros utilizan las OTAs para comprar servicios de viaje, los pequeños proveedores de alojamiento las utilizan para vender dichos servicios. Lo más habitual es que los hoteles pongan sus habitaciones en alquiler en varias OTAs, lo que permite a sus huéspedes potenciales hacer una reserva a través de sus webs o les incita a dirigirse a la web del hotel para completar la reserva.

Las OTAs ayudan especialmente a los hoteles pequeños a llegar a mercados a los que de otro modo no podrían acceder. Esto las convierte en un canal de distribución y marketing crucial, especialmente para los hoteles más pequeños que pueden no tener la misma presencia, reputación o presupuesto de marketing con los que cuentan los hoteles más grandes.

¿Cómo funciona una OTA?

Una OTA funciona respondiendo a los usuarios que buscan alojamiento en zonas concretas. La OTA mostrará una lista de hoteles disponibles con los que se conecta, para que el viajero pueda investigar y comparar fácilmente sus opciones.

Por ejemplo, un usuario puede estar buscando un bed and breakfast en Sydney, Australia. Si la OTA está asociada con 50 B&B, mostrará las habitaciones disponibles y las tarifas en función de las fechas en las que el viajero quiere alojarse y de cuántos huéspedes se alojarán.

También suele haber filtros que el usuario puede utilizar para acotar su búsqueda si busca características o requisitos concretos. Por supuesto, el precio es quizás el mayor filtro de todos, pero otros ejemplos incluyen:

  • Aparcamiento gratuito
  • Servicios de transporte al aeropuerto
  • Cocina
  • Piscina o spa
  • Habitaciones aptas para mascotas
  • Gimnasio
  • Salas de reuniones
  • Cercanía a un distrito central de negocios

Cuando un huésped decide reservar una habitación de hotel a través de la agencia de viajes en línea, la OTA procesará la reserva y cobrará una comisión de los ingresos del hotel. Esto se debe a que la OTA permite al hotel usar su marketing y hace posible que muchos más viajeros lo vean y valoren como opción.

Para el hotel, una vez realizada la reserva, es importante que actualice su disponibilidad en la OTA para garantizar que la misma habitación no se pueda reservar dos veces. Esto puede hacerse mucho más fácil y rápido utilizando un gestor de canales para hoteles. Un gestor de canales actualizará automáticamente el inventario en tiempo real, lo que permitirá al hotel conectarse con todas las OTAs que quiera al mismo tiempo.

¿Por qué es tan importante una OTA para tu hotel?

Una agencia de viajes online es un servicio crucial para los hoteles modernos porque aumenta enormemente su visibilidad en Internet. La gran mayoría de los viajeros ahora reservan sus viajes online y las OTAs son uno de los métodos de reserva más dominantes.

Tanto si tu alojamiento es un hotel, un bed and breakfast, un motel, un hostal, una casa de huéspedes u otra cosa, puedes usar una OTA para asegurar más reservas y aumentar tus ingresos.

Sin las OTAs, te arriesgas a:

  • Perderte en un mar de competidores: sin utilizar una OTA para aumentar tu visibilidad, es muy difícil destacar entre la multitud en lugares como Google, a menos que tengas un presupuesto para pagar anuncios de forma continua.
  • Dificultar la comercialización de tu hotel: de nuevo, tu presupuesto simplemente no puede competir con el de las OTAs gigantes como Booking.com. Así que intentar superarlas en los resultados de búsqueda no es realista.
  • Limitar tu alcance: cada OTA capta la atención de un segmento de viajeros diferente. Por ejemplo, China es uno de los segmentos de mercado emisor más poderosos del mundo y sus viajeros utilizan Ctrip casi exclusivamente para encontrar las últimas ofertas de habitaciones para sus próximas vacaciones.
  • Frenar tu crecimiento: sin un flujo constante de reservas o un aumento de la ocupación, no tendrás los ingresos necesarios para mejorar continuamente tu negocio.
  • Tu ocupación e ingresos se verían afectados: por las dos razones anteriores, tu hotel recibiría menos reservas si no estuvieras conectado a las OTAs. Aunque se llevan una parte de tus ingresos por reservas, a la larga te sale a cuenta asociarte con ellas.

Se puede afirmar con seguridad que las OTAs son la clave de la distribución online de tu hotel. No solo te ayudan a llegar a mercados globales a los que normalmente no tienes acceso, sino que también pueden ayudarte a aumentar tus reservas directas.

Esto se debe a un fenómeno llamado «efecto valla publicitaria». Esto significa que, incluso si los huéspedes te encuentran a través de una OTA, pueden decidir visitar tu web y reservar directamente contigo para obtener beneficios adicionales. Esta es la situación ideal para cualquier pequeño hotelero que quiera evitar pagar la comisión de reserva que cobran las OTAs.

Lista de agencias de viajes en línea

Hay cientos de agencias de viajes en línea disponibles para los viajeros, demasiadas para enumerarlas aquí. Sin embargo, hay algunas OTAs globales líderes en las que te interesa estar listado:

  • Booking.com: el líder mundial de las OTAs, este es uno de los canales de reserva más populares en todo el mundo. Está disponible en 43 idiomas y ofrece más de 28 millones de anuncios de alojamiento. Es fácil de usar y de gestionar para el hotelero, tiene un excelente servicio de atención al cliente y no tiene cuotas mensuales.
  • Expedia: otra plataforma global popular que resulta especialmente atractiva para los viajeros que buscan reservar paquetes. La web registra más de 90 millones de visitas al mes.
  • Agoda: una web de rápido crecimiento que cuenta con atención al cliente multilingüe las 24 horas del día, gestores de mercado dedicados y millones de reseñas auténticas. Es especialmente popular en las regiones asiáticas.
  • Lastminute.com: una web con sede en el Reino Unido que, como habrás adivinado, es ideal para aquellos que desean reservar un viaje rápido con poca antelación.
  • Trip.com: tradicionalmente popular entre los viajeros chinos, esta OTA se situó entre las 10 apps de OTAs más descargadas a nivel mundial por primera vez en el primer semestre de 2022 y continúa expandiéndose en todo el mundo con su aplicación todo en uno.

También puedes considerar los metabuscadores como Google y Tripadvisor, que ahora funcionan de manera similar a las OTAs. Es posible que hayas notado que Google ahora muestra un botón de «reservar ahora», que ofrece a los usuarios no solo una comparación de tarifas de hotel en un destino determinado, sino también la oportunidad de reservar un hotel directamente desde esos resultados.

Agencias de viajes online locales y globales

También hay casos en los que una agencia de viajes online puede ser más popular dentro de un país o región.

Mientras que Booking.com opera en todo el mundo, un canal como Trip.com es muy utilizado por los viajeros de China. Otros ejemplos serían Stayz, que tradicionalmente ha sido utilizado por los australianos para reservar alojamiento dentro de Australia, o FeWo-Direkt en Alemania.

Por esta razón, es importante saber a quién quieres dirigirte y comprender qué canales son los más útiles para ti. También puede ser útil buscar canales que se especialicen en ciertas áreas, como aceptar mascotas o atender específicamente a recién casados.

Lista de las principales OTA para pequeños hoteles

Los hoteles pequeños suelen ser únicos y ofrecen una experiencia más especial que la de una cadena hotelera más grande. También hay canales que ayudan a los viajeros a encontrar este tipo de hoteles.

Si gestionas un alojamiento de estilo «hogar lejos de casa» o algo más especializado, ten en cuenta estas OTAs:

  • Mr & Mrs Smith: ofrece ayuda a los huéspedes para «encontrar y reservar los mejores hoteles boutique y de lujo del mundo».
  • Airbnb: esta aplicación, muy descargada, está especializada en propiedades pequeñas y únicas.
  • Splendia: promociona una selección de hoteles boutique y de lujo basándose en su «elegancia, ubicación y calidad de servicio».
  • Hip Hotels: todos los hoteles de este sitio son «únicos, con carácter y encanto, y fuera de lo común».
  • Chic Retreats: los hoteles se enumeran en categorías que incluyen los que admiten mascotas, los que son ecológicos y castillos.

Cómo elegir la mejor agencia de viajes online para tu hotel

Para encontrar la mejor agencia de viajes online o combinación de OTAs para tu hotel, hay una serie de factores que debes tener en cuenta. Entre ellos se incluyen:

  • Tus huéspedes ideales: ¿dónde se encuentran y qué plataformas suelen utilizar?
  • Tu clasificación por estrellas: algunas agencias de viajes online priorizan más los hoteles de lujo, mientras que otras se centran en los más baratos.
  • Tu ubicación: ¿qué plataforma es más popular en tu parte del mundo?
  • Tu oferta: desde paquetes hasta promociones con todo incluido, ¿qué plataforma es compatible con tu estilo de oferta?
  • Tus objetivos: ¿cuántas reservas planeas conseguir a través de las OTAs en comparación con otros canales?
  • Tu presupuesto: ¿puedes permitirte las tarifas de la plataforma?
  • Tus sistemas de gestión: ¿tienes la configuración técnica para gestionar varias OTAs de manera eficiente?

Entender las ofertas y objetivos de tu propio negocio es un gran primer paso, pero también debes investigar a fondo los canales en sí.

Preguntas que tu alojamiento debe hacer a las agencias de viajes online

Algunas cosas que te ayudarán a tomar una decisión incluyen averiguar:

  • ¿La OTA tiene el tipo de alcance adecuado?

¿La OTA en cuestión tiene una base de clientes que coincide con tu idea del huésped perfecto? ¿O tienen acceso a un mercado en el que simplemente no puedes entrar por tu cuenta? La OTA debería poder describir su alcance demográfico y geográfico.

  • ¿Tienen un buen historial?

Tu hotel también debe encajar en la combinación general de productos/servicios de la OTA. ¿Cuántos alquileres vacacionales, bed and breakfast, hostales y pensiones tienen como parte de sus listados? Pregúntales qué les gusta de tu hotel y qué experiencia tienen en la venta de tipos de habitaciones similares.

  • ¿Tienen suficientes recursos?

Obviamente, la OTA que elijas debe estar establecida en los mercados a los que intentas llegar, lo que significa que tienen los recursos adecuados para atenderte a ti y a tus huéspedes. Averigua qué tamaño tiene el negocio y qué sistemas utilizan para que todo funcione sin problemas. Si tienes un gestor de canales, ¿podrá la OTA integrarse con él para que todo se sincronice automáticamente?

Esto debería darte una mejor idea de con qué canales de reserva quieres trabajar y cuántos necesitarás.

Buenas prácticas hoteleras al trabajar con agencias de viajes online

Hay muchas cosas que puedes hacer para maximizar tu éxito una vez que trabajes con agencias de viajes online. Consulta las siguientes buenas prácticas:

1. Ubicaciones objetivo

¿Hay ciertos lugares a los que te gustaría dirigirte? Tiene sentido dirigirse a los viajeros de lugares que son más propensos a visitar tu destino. Los viajes chinos están aumentando de nuevo después de la COVID, por ejemplo.

2. Dirígete a grupos de edad concretos

Los viajeros millennials son un gran mercado en el que invertir, porque superarán en número a otras generaciones en los próximos años. Tanto si viajan por negocios como por placer, los millennials son conocidos por ser expertos en tecnología y tener grandes expectativas. Para atenderlos, necesitarás un motor de reservas optimizado para dispositivos móviles.

3. Dirígete a los buscadores de ofertas

Siempre hay viajeros que buscan ofertas de última hora, promociones especiales y paquetes. Si esto es algo de lo que tu hotel quiere aprovechar, busca canales que se especialicen en este área, como lastminute.com.

4. Consigue reseñas

Los hoteles pequeños no tienen el respaldo de la sólida reputación de una gran marca. Por eso, las reseñas positivas pueden impulsar tu clasificación en las OTAs y las reservas. Los hoteles sin reseñas recibirán menos reservas, porque los viajeros quieren saber la experiencia de otros viajeros.

5. Actualiza tu contenido

A las OTAs les gusta clasificar en los primeros puestos los perfiles completos porque los viajeros son más propensos a reservar en ellos, por lo que el perfil de tu pequeño hotel debe ser lo más completo y actualizado posible. Esto incluye descripciones completas de las habitaciones y muchas fotos de alta calidad.

6. Comunícate regularmente con tus OTAs

Los gestores de mercado de las OTAs tienen mucha experiencia y conocimientos. Recuerda que trabajan con una amplia gama de hoteles y saben lo que funciona y lo que no. Tus gestores de mercado pueden informarte sobre las últimas tendencias en tu región, asegurarse de que tu hotel esté incluido en los paquetes de viajes dirigidos a tu público y ayudarte con tus campañas publicitarias de pago entre en la OTA.

Utiliza Little Hotelier para aprovechar las agencias de viajes online

Uno de los factores más importantes a la hora de gestionar tus habitaciones en una plataforma OTA es garantizar que tus tarifas y disponibilidad sean precisas, estén actualizadas y se procesen de manera eficiente.

La forma más fácil de hacerlo es con una solución de software todo en uno como Little Hotelier.

Little Hotelier cuenta con tecnología de recepción (PMS), un gestor de canales, un motor de reservas, un creador de páginas web y mucho más. Al utilizar Little Hotelier podrás:

  • Sincronizar tus tarifas y disponibilidad entre tu sistema de gestión de propiedades, gestor de canales y plataformas OTA.
  • Actualizar tus datos automáticamente en tiempo real.
  • Eliminar el trabajo manual y ahorrar tiempo, lo que te permitirá conectarte a un mayor número de OTA.
  • Aumentar las reservas, la ocupación y los ingresos en general.
  • Aumentar tus posibilidades de captar reservas directas a través del efecto vaya publicitaria.

Ahorra innumerables horas, gana más libertad y controla tu negocio mejor que nunca con Little Hotelier.

By Mark Dawson